Мало, кто из предпринимателей знает, что в этом году 24 октября отмечается День без бумаги. Эта кампания проходит ежегодно и призвана показать, как с помощью современных технологий российские организации могут внести свой вклад в сохранение природных ресурсов. 
 
Электронный документооборот, облачные хранилища данных, CRM-системы и IP-телефония - это лишь несколько решений, которые позволяют компаниям сократить использование бумаги и оптимизировать бизнес-процессы. В этой статье мы подробно остановимся на возможностях современной телефонии для достижения этих целей. 
 

Запись без бумаги 
 

IP-телефония помогает полностью уйти от бумажных заметок за счет перехода на аудио записи.  Представим ситуацию - клиент звонит персональному менеджеру, но он по каким-то причинам не может принять вызов. Другой сотрудник снимает трубку и предлагает свою помощь. Чтобы персональный менеджер был в курсе - о чем идет речь, какие договоренности достигнуты - достаточно записать телефонный разговор. 
 
Аудио файл можно прикрепить в карточке клиента в CRM-системе и прослушать его в любой момент. Таким образом, коллеге не придется пересказывать всю беседу, писать записки с разъяснениями. Менеджер прослушает запись и не потеряет нить общения с покупателем. 
 

Информирование клиентов 
 

СМС-сообщения и автоинформатор также могут быть альтернативным решением бумажным носителям. С помощью этих сервисов можно оперативно информировать клиентов, например, о смене юридического или фактического адреса компании,  замене телефонного номера и т.д. 
 
Чтобы поздравить клиента или партнера с днем рождения, новым годом или профессиональным праздником, многие компании отказываются от бумажных поздравительных открыток. Личные поздравления от Деда Мороза, которые стали популярны в последние годы, доступны именно благодаря такой функции, как автоответчик. 
 

Вместо ежедневника 
 

Надоело вести ежедневник и каждый день проверять даты встреч с клиентами и партнерами? На работе не подключена CRM-система? Используйте «Книгу контактов», которая является дополнительным сервисом IP-телефонии и содержит в себе все базовые функции самой простой CRM. 
 
С ее помощью легко вести карточки контрагентов: сохранять персональные данные, присваивать им группы и статусы. Сотрудники компании могут легко редактировать контакты, указывать даты запланированных встреч или повторных звонков, добавлять важные комментарии, например, фиксировать % скидок или условия доставки. 
 

Электронный документооборот 
 

Многие провайдеры уже давно рекомендуют своим клиентам использовать в работе электронный документооборот (ЭДО). Телфин, один из ключевых игроков рынка IP-телефонии в России, предлагает абонентам на выбор две системы ЭДО - через Диадок компании СКБ Контур и через СБИС компании Тензор.  
 
Электронные документы, отправляемые через данные системы, подписываются цифровой подписью и имеют точно такую же юридическую силу, как и документы, оформленные на бумажных носителях и подписанные собственноручной подписью. Для перехода на электронный документооборот клиенту достаточно написать электронное письмо со своим ИНН и номером договора в отдел по работе с клиентами Телфин.

 
Те российские компании, которые принимают участие в «безбумажной» акции подтверждают, что современные технологии помогают не только сокращать канцелярские расходы, но и оптимизируют бизнес-процессы.  
 
IP-телефония дополнительно позволяет наладить коммуникации с удаленными сотрудниками, упростить работу внутри компании, повысить качество телефонного обслуживания и даже оценить спрос на предлагаемые товары и услуги.  
 
Подключайте современную телефонию, ведите электронный документооборот и оценивайте возможности вашего бизнеса. Скоро 24 октября - попробуйте прожить 1 день в мире электронных и виртуальных решений.